Перевозка конкретного груза осуществляется на основании заявки грузоотправителя, требования к оформлению которой установлены в ст. 11 УЖТ. Заявка должна предоставляться не менее чем за 10 дней до начала перевозок грузов в прямом сообщении и не менее чем за 15 дней при перевозке в смешанном сообщении, а также если пунктом назначения указан порт. Перевозчик обязан рассмотреть заявку в течение двух дней, после чего направить ее на согласование владельцу инфраструктуры.

Процесс реформирования железнодорожного транспорта повлек за собой усложнение правоотношений, связанных с подачей и согласованием заявки на перевозку грузов. В литературе была проанализирована роль владельца инфраструктуры в правоотношениях по оформлению заявки и справедливо сделан вывод о том, что владелец инфраструктуры не может быть признан самостоятельной стороной договора о предъявлении груза и подаче транспортных средств, так как не обладает имущественным интересом в заключении такого договора. Волеизъявление владельца инфраструктуры нужно рассматривать как составной элемент акцепта перевозчика. В основе акцепта перевозчика представленной грузоотправителем заявки лежит сложный юридический состав, который включает в себя два элемента:

1) согласие перевозчика с условиями заявки;
2) согласие владельца инфраструктуры на принятие перевозчиком заявки грузоотправителя.

Владелец инфраструктуры может отказать перевозчику в согласовании заявки по основаниям, перечисленным в ст. 11 УЖТ.
Подача заявки грузоотправителем и одобрение ее перевозчиком квалифицируются как действия по заключению договора на подачу транспортных средств, который является консенсуальным. Этот договор не является самостоятельным, он связан непосредственно с договором на перевозку конкретного груза, который на железнодорожном транспорте носит реальный характер.
На основании принятой заявки перевозчик в срок, согласованный с грузоотправителем, обязан под ать вагоны (контейнеры) для погрузки в них груза.